Doradztwo w zakresie najlepszych praktyk

Projekty unijne to wciąż dla wielu sytuacja całkowicie nowa. Nie każdy sięga po doradztwo w tym zakresie. Pierwszy projekt dofinansowany, konsultacja wniosku o dofinansowanie, pierwsza styczność z Instytucją Finansującą – na tym etapie często zdarza się towarzyszyć klientowi i dać mu kilka wskazówek. Niejednokrotnie ułatwia to bezproblemowe realizowanie projektu. Nie wszystkiego dowiesz się z dokumentacji do konkursu, w którym brałeś udział. Wielokrotnie to właśnie doświadczenie i obycie w projektach dofinansowanych pomoże przy płynnym i skutecznym jego realizowaniu.

Support z naszej strony pokazuje, że potrafię myśleć jak urzędnik, czyli wyprzedzam jego pytania czy wątpliwości. Z kolei zarówno ja jak i mój zespół mamy duże doświadczenie we współpracy z biznesem przy realizacji projektów UE i właśnie to pozwala widzieć szerzej. Zdecydowanie to dwa różne światy i pogodzenie ich jest nie lada gratką. Zapraszam do konsultacji swoich projektów. Z zespołem konsultujemy projekty dotacyjne i staramy się dostosować ich realizację do zbiurokratyzowanego systemu.

Naszym klientom, gdy trwa konsultacja, przybliżamy takie kwestie jak:

1. Dobre praktyki i doradztwo w zakresie udzielania zamówień

Praktyki te dotyczą w szczególności:

• Zasady szacowania wartości zamówienia,
• Procedury rozeznania rynku i jej modyfikacji,
• Zasady konkurencyjności i dostosowania jej zapisów do tego, aby oferent zagwarantował nam produkt, na którym nam najbardziej zależy.

Przykład: W procedurze zasada konkurencyjności należy zawsze pamiętać o skutecznym określeniu specyfikacji technicznej przedmiotu oraz określeniu warunków zamówienia. Odpowiednio szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przybliża nas do otrzymania produktu czy usługi, która zaspokoi nasze potrzeby. Warunki udziału mają za zadanie „odsiać” część podmiotów niezdolnych do wykonania zamówienia.

2. Regulacje dot. realizacji projektu współfinansowanego – dobre praktyki

• Ocena zapisów wniosku o dofinansowanie w kontekście zobowiązań nakładanych umową dotacyjną,
• Ocena kwalifikowalności projektu i kwalifikowalności wydatków,
• Obowiązkowe procedury i rozwiązania instytucjonalne w zakresie realizacji projektu.

3. Właściwa promocja projektów unijnych

Wymogi w zakresie promocji projektu, obowiązkowe działania informacyjno-promocyjne, dobre praktyki w zakresie dokumentowania działań promocyjnych.

Przykład: Na kontrolę warto jest tuż po powieszeniu materiałów informacyjnych wykonać ich zdjęcie i mieć dowód, że dochowało się zapisów umowy.

4. Dobre praktyki w zakresie księgowania

Doradztwo w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej polega na pokazaniu, że umowa o dofinansowanie wymusza posiadanie dodatkowego konta na zespole nr 4, 5 lub 6 dla wartości niematerialnych i prawnych, nazwanego najlepiej numerem umowy. Tam mają się znaleźć dokładnie te koszty, które tyczą się projektu.

Przykład: Dobra praktyka to właściwy opis dokumentu.

5. Skuteczne rozliczanie środków unijnych

• Obowiązki w zakresie sporządzania rozliczeń projektu,
• Zasady i terminy sporządzania wniosków o płatność,
• Typowe błędy w rozliczeniu,
• Weryfikacja kwalifikowalności wydatków,
• Weryfikacja poprawności dokumentacji rozliczeniowej,
• Ustalanie finalnej wysokości kosztów kwalifikowanych i wysokości należnego dofinansowania.

6. Dobre praktyki i doradztwo w zakresie monitorowania efektów projektu

Monitorowanie efektów projektu to nie tylko wniosek o płatność. Nierzadko to również merytoryczne kwestie projektu.

7. Właściwe przygotowanie do kontroli projektu

Dobrą praktyką jest tak naprawdę sprawdzenie dokumentów zbieranych miesiącami, czy to na potrzeby kontroli projektu czy audytu. Warto jest odpowiedzieć sobie na pytanie:

A może jest coś, co warto poprawić, bo może wzbudzić wątpliwości w oczach kontrolującego?