Dokumenty do wniosku o płatność w Nowej Perspektywie 2021-2027

Opublikowano: 2024-02-19 / Ostatnia aktualizacja: 2024-02-19

Nowa Perspektywa wymusza zaznajomienie się z nowymi przepisami, sprawdzenie, co się zmieniło albo po prostu przeanalizowanie całości dokumentacji od początku. Oczywiście pewne przepisy są niezmienne w stosunku do poprzedniej Perspektywy Finansowej, bo wynikają z przepisów prawa ogólnie obowiązującego. A więc i tak musimy posiadać dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków wg pewnych zasad. Rozliczenie polega na wprowadzeniu danych z tych dokumentów do wniosku o płatność. Obecny system SL2021 (OST) jest funkcjonalnie analogiczny do poprzedniego, ale jednak trzeba się jego uczyć na nowo.

Pytanie teraz co dokładnie musi być w dokumentach potwierdzających poniesienie wydatków, aby uznać, że można wnioskować o zwrot części dofinansowanej? O wymaganych dokumentach w projektach Nowej Perspektywy NCBR czy PARP z krótkim komentarzem z mojej strony piszę niżej. Bazuję na poprzednim artykule dotyczącym minionej perspektywy, ale uaktualniam treść, która odnosi się do zapisów umów i Wytycznych w Nowej Perspektywie. Tu bazujemy na zapisach umowy do FENG Ścieżka SMART. Ten konkurs łączy kilka innych konkursów w poprzedniej Perspektywie Finansowej, a więc zakres dokumentów jest szerszy.

Moduły bazujące na kosztach rzeczywiście poniesionych

Polityka rachunkowości jednostki

Komentarz: Chodzi tu o sprawdzenie, czy mamy wzmiankę o księgowaniu dotacji i w jaki sposób, procedurę księgowania zapisów dotyczących dokumentów w walutach obcych czy chociażby amortyzacja i możliwość wykorzystywania pomocy de minimis.

UWAGA! Pamiętać należy, że każdy z dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (lista płac, rachunek, faktura, polecenie księgowania) musi posiadać odpowiedni opis mówiący o tym, że dany wydatek/koszt jest finansowany z projektu X.

Kategoria wynagrodzenia (W)

Umowa o pracę

– lista płac

Komentarz: W przypadku list płac za pracowników zatrudnionych na umowę o pracę należy pamiętać o podpisaniu ich przez kierownika jednostki.

– tzw. lista płac projektowa podpisana przez osobę odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń – dokument nie jest wymagany, jeśli kwota wydatków kwalifikowanych wykazanych we wniosku o płatność jest tożsama z kwotą listy płac (w takim przypadku wymaganym dokumentem jest lista płac)

Komentarz: Lista projektowa oznacza nic innego jak wyliczenie pomocnicze.

Przykład: pracownik zatrudniony na 1 etat zaangażowany do projektu w 0,5 etatu. Wyliczenie ma obejmować kwotę należną do projektu, czyli: 0,5 kosztu 1 etatu z pominięciem nadgodzin, ekwiwalentu czy ZFŚS.

Tu pamiętać należy o oddelegowaniach z opisem stanowiska, by zapewnić angaż w projekcie w sposób stały (wtedy nie są potrzebne karty czasu pracy).

– potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia oraz zaliczek do US, składek do ZUS i zapłatę na PPE/PPK wraz z oświadczeniem beneficjenta, że w kwocie płatności do US oraz ZUS/PPE/PPK uwzględnione są składki dotyczące wynagrodzenia projektowego. Oświadczenie nie jest wymagane, jeśli kwota na liście płac jest równa kwocie przelewu

Komentarz: najprościej jest napisać zdanie na potwierdzeniu przelewu, że „w ww. kwocie uwzględnione zostały składki ZUS/zaliczka na PIT tytułem wynagrodzeń za pracę wszystkich pracowników projektowych (projekt nr …) w okresie…” oraz podpis osoby uprawnionej. W taki sposób NCBR pozwala sobie na niesprawdzanie deklaracji ZUS DRA, by móc ocenić, czy zobowiązanie publiczno-prawne zostało w całości opłacone (czy kwoty z ZUS DRA a kwoty na przelewie się zgadzają). Niestety w przypadku PARP czy instytucji wojewódzkich deklaracje DRA i RCA są wymagane albo zaświadczenie o niezaleganiu z zapłatą tym tytułem ważne na dzień składania wniosku o płatność.

– umowa o pracę, aneks/aneksy do umowy o pracę, oddelegowanie, porozumienie – dokument, z którego wynika stawka wynagrodzenia, czas pracy oraz zakres obowiązków w projekcie

– karta czasu pracy – w przypadku pracy w projekcie nieokreślonej w sposób stały

Komentarz: w tym przypadku należy pamiętać, że wyliczenie za godzinę pracy w stosunku do efektywnych godzin może dać inne kwoty niż te wynikające z oddelegowania jako stałego angażu w projekcie. Polecamy jednak oddelegowania z opisem stanowiska, bo zwykle jest przy tym mniej pracy. Nie zapominajmy jednak, że czas pracy również jest do uzupełnienia w bazie personelu (tak, niestety nadal ona jest w tym systemie 😉)

– oświadczenie, że łączne zaangażowanie zawodowe pracowników nie przekracza 276 godzin miesięcznie

Komentarz: to oświadczenie można zawrzeć w umowie o pracę lub oddelegowaniu i zrobić jedno na cały okres trwania projektu.

– regulamin premiowania i wynagradzania/układ zbiorowy (wraz z datą wejścia w życie jego zapisów) – dokument jest wymagany, jeśli w projekcie rozliczane są koszty premii, dodatków itp.

Komentarz: dokument potrzebny jedynie, gdy rozliczamy też premie, dodatki itd., o ile oczywiście dotyczą one wszystkich pracowników i przepisy te weszły nie później niż na pół roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Umowa zlecenie

– umowa zlecenie

Komentarz: z zasady umowa zlecenie dotyczy należytego wykonywania zadań. Można zawrzeć umowę zlecenie na ściśle określoną kwotę np. 4000 zł brutto miesięcznie czy na podstawie przepracowanych godzin ze stawką godzinową. Zgodnie z literą prawa co do zasady sposób postępowania został narzucony – raczej ten godzinowy. Wynika to z faktu, chociażby tego, że ustalona jest minimalna stawka godzinowa na umowę zlecenie i co roku jest podwyższana.

– rachunek do umowy zlecenia

Komentarz: Umowa cywilno-prawna wymaga rachunku, który to jest podstawą do rozliczenia a niekoniecznie lista płac z tytułu umów cywilno-prawnych generowana przez księgowego. Rachunek wystawia zleceniobiorca. Najprościej potwierdzić na nim wykonanie zgodnie z umową wpisując odpowiednie zdanie, np. „potwierdzam wykonanie prac zgodnie z umową” a pod nim podpis kierownika jednostki. Nie musimy mieć wtedy oddzielnego protokołu odbioru.

– protokół odbioru (wskazujący prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie – w protokole nie jest wymagane wskazywanie informacji na temat poszczególnych czynności wykonywanych w ramach danej umowy)

Komentarz: jeśli w samym rachunku zawrzemy zapisy o potwierdzaniu wykonania zlecenia zgodnie z umową, to protokół nie jest potrzebny. W kwestii ewidencji godzin trzeba taką mieć, gdy zawrzemy umowę ze stawką godzinową. Wtedy potwierdzenie prac może odbywać się na akceptacji godzin na ewidencji.

– potwierdzenie zapłaty za umowę zlecenie oraz zaliczek do US i składek do ZUS wraz z oświadczeniem beneficjenta, że w kwocie płatności do US oraz ZUS uwzględnione są składki dotyczące umowy zlecenia

Komentarz: tak jak w przypadku list płac warto mieć wpisane ręcznie odpowiednie oświadczenie albo przedstawiać deklaracje ZUS DRA i RCA.

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

UWAGA! W przypadku umów zleceń (czy w ogóle cywilno-prawnych) w dużej liczbie przypadków konieczne jest wykonanie postępowania ofertowego. Traktujemy te działania jako zwykłe zamówienie i uwzględniamy zapisy Wytycznych z rozdziału 3.2.

Kategoria podwykonawstwo (E)

Umowa z innym podmiotem

– umowa z podwykonawcą

– faktura

– protokół odbioru

Komentarz: Umowa, jak i faktura nie wymagają komentarza, o ile odnoszą się do działań projektowych (tj. w określonym czasie). Naszykuj się również na sytuację, kiedy będą wymagane informacje na temat wykonanej usługi merytorycznej (albo raport, albo streszczenie a przynajmniej kilka zdań w części dotyczącej postępu rzeczowego projektu).

Najlepiej protokół zdawczo-odbiorczy o zatwierdzeniu wykonanych prac. Polecamy mieć taki na wszelki wypadek, by nie dostać faktury bez zatwierdzenia wykonania prac.

– potwierdzenie zapłaty

– w przypadku zakupu usług podwykonawstwa, na które niezbędna była zgoda NCBR – kopia zgody udzielonej przez NCBR

Komentarz: czasem chcemy, aby podwykonawstwo wykonał ktoś powiązany lub konkretnie ktoś, kto np. ma prawo do patentu, który chcemy wykorzystać w projekcie itd. Na takie posunięcie niezbędna jest zgoda NCBR otrzymana przed udzieleniem zamówienia a więc przed podpisaniem umowy z podwykonawcą. Ryzykownym podejściem jest udzielenie zamówienia przed otrzymaniem zgody. Takie działania są możliwe, ale pod pewnymi warunkami.

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: są pewne odstępstwa od stosowania tej zasady, jednakże dotyczą np. jednostek publicznych z uwzględnieniem podziału zysków z wyników tych prac.

Umowa o dzieło

– umowa o dzieło

– protokół odbioru (wskazujący prawidłowe wykonanie zadań – w protokole nie jest wymagane wskazywanie informacji na temat poszczególnych czynności wykonywanych w ramach danej umowy)

– rachunek/faktura

– potwierdzenie zapłaty za umowę o dzieło oraz zaliczek do US i składek do ZUS wraz z oświadczeniem beneficjenta, że w kwocie płatności do US oraz ZUS uwzględnione są składki dotyczące umowy o dzieło

– w przypadku zakupu usług podwykonawstwa, na które niezbędna była zgoda NCBR – kopia zgody udzielonej przez NCBR

– potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: tak jak w przypadku rozliczania usług. Zastrzeżenie – ZUS i PIT niekoniecznie mogą iść w parze, ponieważ póki co od umowy o dzieło rozliczamy jedynie PIT. ZUS występuje tylko wtedy, gdy wykonawca dzieła byłby jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę w tym samym zakładzie pracy.

Kategoria pozostałe koszty bezpośrednie (Op)

Amortyzacja aparatury naukowo-badawczej i wartości niematerialnych i prawnych

– dokument PK dotyczący amortyzacji danego środka trwałego lub WNiP

– dokument OT – zawierający wszystkie niezbędne informacje takie jak: nr faktur źródłowych, wartość początkowa środka trwałego, % umorzenia bilansowego, data rozpoczęcia odpisów

– tabela amortyzacyjna

– oświadczenie, że zakup środka trwałego lub WNiP nie został sfinansowany ze środków dotacji krajowej lub środków unijnych

– metodologia wyliczenia procentowego przyporządkowania kosztów amortyzacji do projektu (jeśli koszt amortyzacji nie jest kwalifikowalny w projekcie w całości)

– w przypadku kosztów amortyzacji WNiP dedykowanych, na których rozliczenie w projekcie wymagana jest zgoda NCBR – kopia zgody udzielonej przez NCBR

Komentarz: najprościej rzecz ujmując, jeśli nawet we wniosku o dofinansowanie mamy wpisany zakup czegoś o wartości początkowej powyżej 10 000,00 zł to jako koszt co do zasady powinniśmy podać amortyzację za okres przynależący do projektu. Najlepszy sposób na podejście do tego to amortyzacja bilansowa lub podatkowa, ale de minimis. Oczywiście wszystko musi być spójne z dotychczasową polityką rachunkowości i obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

Wynajem/odpłatne korzystanie z aparatury naukowo – badawczej i wartości niematerialnych i prawnych

– umowa najmu/dzierżawy

– potwierdzenie zapłaty raty najmu/dzierżawy

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

– w przypadku kosztów odpłatnego korzystania z WNiP, na których rozliczenie w projekcie wymagana jest zgoda NCBR -kopia zgody udzielonej przez NCBR

Komentarz: czasem warto wynająć coś, zamiast kupować i amortyzować. Przepływ pieniężny jest prosty – wynajem jest np. co miesiąc, a zakupienie oznacza wydanie pieniędzy na raz. Podatkowo rozliczy się go dopiero za jakiś czas. Oczywiście decyzja zależy od wielkości podmiotu, jego potrzeb i ewentualnych możliwości finansowych.

Leasing aparatury naukowo-badawczej

– OT/ ewentualnie faktura źródłowa dla leasingu finansowego oraz faktury miesięczne (okresowe) dla leasing operacyjnego

– umowa leasingu wraz z harmonogramem rat leasingowych/plan amortyzacji

– potwierdzenie zapłaty raty/dokument PK/nota obciążeniowa

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: tutaj kwalifikowalne są tylko raty leasingowe. Tworząc zapytanie warto od razu zaznaczyć, że będzie to leasing, by oferenci nie mieli wątpliwości z kim zawrą docelową umowę.

UWAGA! NCBR kontroluje postępowanie na samą aparaturę a na leasingodawcę już nie, jednak PARP sprawdza postępowanie na zarówno przedmiot leasingu jak i leasingodawcę pomimo tego, że odsetki i inne koszty nie są kwalifikowalne.

Budynki i grunty

– dokument księgowy oraz umowa/decyzja (jeśli dotyczy)

– tabela amortyzacyjna (jeśli dotyczy)

– potwierdzenie zapłaty (nie dotyczy amortyzacji)

– metodologia wyliczenia procentowego przyporządkowania kosztu do projektu (jeśli koszty nie są kwalifikowane w projekcie w całości)

– oświadczenie do jakich celów wykorzystywana jest powierzchnia/ grunt/budynek

Komentarz: tu zakup raczej nie będzie kwalifikowalny, jednakże, jeśli tak, to pełna dokumentacja dot. nabycia gruntu czy budynku jest niezbędna jak również wszelkie dostosowania (modernizacja) do potrzeb projektowych.

UWAGA! W przypadku modernizacji budynku należy uwzględnić zapisy PZP z racji bycia zobligowanym przedmiotowo do jej stosowania.

Pozostałe koszty operacyjne

– umowa z dostawcą/zamówienie (jeśli dotyczy – umowa z dostawcą jest obligatoryjna w przypadku zamówień przeprowadzonych w trybie postępowania konkurencyjnego lub ustawy PZP)

– faktura wraz z potwierdzeniem zapłaty

– protokół odbioru, jeśli wymagany umową z dostawcą

– dokumenty potwierdzające spełnienie zasady konkurencyjności – patrz akapit Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku

Komentarz: ta część to dość duży worek, jednakże obwarowany koniecznością stosowania zapisów rozdziału 3.2 Wytycznych, czyli stosowania lub nie poszczególnych trybów udzielenia zamówienia.

Zasada konkurencyjności

– wydruk z bazy konkurencyjności/numer postępowania w Bazie Konkurencyjności

– otrzymane oferty od dostawców/wykonawców wraz z wymaganymi załącznikami

– oświadczenia o braku powiazań kapitałowych i osobowych

– protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty

– umowa z wybranym dostawcą/wykonawcą wraz aneksami (jeżeli podpisano aneksy do umowy)

– ewentualne zgody NCBR na podwykonawstwo (jeżeli były wymagane)

– dokumentacja potwierdzająca szacowanie wartości zamówienia

Rozeznanie rynku

– udokumentowana analiza cen/cenników potencjalnych wykonawców wraz z analizowanymi cennikami (pozyskane np. ze stron internetowych wykonawców, otrzymane oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe itp.) – przynajmniej dwie oferty/cenniki

Wyciągi z konta zaliczkowego za okres sprawozdawany

W przypadku posiadania już zaliczki rozliczając ją musimy przedstawiać wyciągi bankowe z wyszczególnionego na te potrzeby rachunku bankowego. Tu należy uważać, aby koszty ponoszone z tego konta dotyczyły projektu i to tych kosztów, które uznajemy za kwalifikowalne. Jeśli coś zostanie uznane za niekwalifikowalne a przelew za to poszedł z zaliczkowego rachunku bankowego, niestety trzeba zwrócić tą kwotę do instytucji z odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczone od dnia ich poniesienia do dni zwrotu…

Zakres rzeczowy projektu i wskaźniki

Wszelkie dokumenty, które oczywiście jesteśmy w stanie przedstawić mając na uwadze ich poufność. Zależą one od zakładanej formy dokumentu wpisanej we wniosku o dofinansowanie. Oprócz kwestii wprowadzanej do wniosku o płatność w części opisowej (postęp rzeczowy) to zawsze mamy możliwość dodać załącznik z tymi dokumentami. Uwzględniamy również, że w przypadku modułu B+R musisz pokazać realizację wskaźników produktu a przy końcu realizacji projektu, również rezultatu)

Kwestie polityk horyzontalnych

Zapisy we wniosku o dofinansowanie warunkują dokumenty, jakie musisz przedstawić w momencie realizacji projektu. Jeśli wpiszesz zmniejszenie energochłonności jakieś maszyny używanej do procesu ABC to również musisz pokazać dokumenty na wartość bazową i na faktycznie otrzymaną w okresie sprawozdawczym.

Moduły ryczałtowe

Wszystko, co jest wprowadzone we wniosku o dofinansowanie w modułach ryczałtowych (np. internacjonalizacja czy cyfryzacja) musi zostać udokumentowane dosłownie tak, jak zostało to wprowadzone we wniosku o dofinansowanie. Np. cyfryzacja: jeśli mamy wpisane, że zrobimy moduł X z funkcjonalnościami od 1 do 10 a potem w realizacji mamy moduł X z funkcjonalnościami od 1 do 9 a tej z numerem 10, to już wskaźnika nie mamy… Albo kolejny przykład tu akurat z internacjonalizacji to podpisanie 10 umów o wartości średniej 50 000,00 zł tytułem rozmów z kontrahentami zagranicznymi będąc na misjach gospodarczych. W trakcie realizacji okazuje się, że mamy 8 umów o wartości średniej 60 000,00 zł, to również nie wykonaliśmy wskaźnika, bo tych umów nie jest 10. A jeśli mieliśmy je podzielone jeszcze na kraje… to już jest jeszcze gorzej i warto pomyśleć wtedy o ratowaniu dotacji… Także trzymajmy rękę na pulsie, aby jednak dopilnować wszystkiego!

Kwestie promocji projektu

Tu kluczem jest chociażby posiadanie plakatu lub tablicy informacyjnej. Zwykle potwierdzeniem wykonania jest zdjęcie z miejsca realizacji projektu, gdzie widoczny jest plakat czy tablica. Ale Nowa Perspektywa wymusza dodatkowe działania, jeśli wartość projektu przekracza 10 mln EUR kosztów ogółem projektu lub jeśli projekt ma znaczenie strategiczne. Wtedy niezbędna jest organizacja wydarzenia w ważnym momencie projektu, np. na jego otwarcie lub w połowie realizacji. Wtedy należy również zaprosić z 4-tygodniowym wyprzedzeniem odpowiednie osoby z Instytucji Zarządzającej jak również z Komisji Europejskiej… O promocji przeczytasz w kolejnym artykule, który ukaże się niebawem.

Może cię także zainteresować:

Wskaźniki w projektach UE

Amortyzacja w projektach UE

Leasing w projektach dofinansowanych NCBR, PARP

10 wpadek w realizacji projektu. Jak im zapobiec?

Ratowanie dotacji – Rozliczanie dofinansowań

A może potrzebujesz wzorów lub kompletnej procedury/instrukcji krok po kroku jak zamawiać w Nowej perspektywie?

Ebooki – Rozliczanie dofinansowań

Bądź na bieżąco z poradami na temat rozliczania dotacji.

Zapisz się do naszego newslettera!

Zapisując się do usługi Newsletter potwierdzam, że wyrażam zgodę na otrzymanie informacji handlowej od Sohaus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza za pośrednictwem podanego przeze mnie adresu e-mail.

Rejestrując się w serwisie wyrażam zgodę na używanie przez Sohaus Sp. z o.o. środków komunikacji elektronicznej oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu przesyłania mi informacji handlowych oraz prowadzenia marketingu przez Sohaus Sp. z o.o., Moja zgoda obejmuje numery telefonów i adresy e-mail wykorzystywane podczas korzystania z usług Sohaus Sp. z o.o., wyrażoną zgodę można wycofać zgłaszając nam takie żądanie.

Informacje o sposobach przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

O autorze:

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.

Shopping Cart
Scroll to Top