W trakcie realizacji projektu Beneficjent może nabrać wątpliwości odnośnie poprawności wdrażanych procesów. Wielokrotnie wątpliwości te dotyczące sposobu realizacji procedur zakupowych. Pierwszym krokiem w zawiłej procedurze zamówień, który zakłada bezpośredni kontakt z potencjalnym Oferentem, jest procedura szacowania wartości zamówienia. Podstawą do działań w zakresie zamówień jest określenie konkretnie co ma być zamawiane, a do tego trzeba mieć sprecyzowane dane techniczne / merytoryczne (czyli tak naprawdę – przedmiot zamówienia). Zwykle proces ten może wyglądać tak, że sami na podstawie własnych doświadczeń czy wiedzy o kontrahencie wybieramy wykonawcę nie tylko pod kątem finansowym. Zresztą sami wybieramy komu wyślemy pytanie o cenę itp.
Jednak niejednokrotnie w projektach dotacyjnych wątpliwości co do zasadności zrealizowanych działań dotyczą kwestii zgodności tych powyższych z zawiłymi przepisami i Wytycznymi regulującymi rozliczanie projektów dofinansowanych.
Jednym z przykładów jest konsultowanie procedury zakupowej u jednego z naszych klientów. Tutaj w grę weszła niepewność i zła interpretacja zapisów na przedwczesnym etapie.
W odpowiedzi na prośbę o weryfikację przygotowanego szacowania naszemu klientowi zaproponowaliśmy następujące rozwiązanie w pięciu krokach:
Krok 1
- W załączeniu odesłaliśmy poprawione szacowanie wartości zamówienia. Uświadomiliśmy naszego klienta, iż uprzednio wysłane szacowanie jest obarczone zbyt dużymi wymaganiami formalnymi i proceduralnymi, które mogą działać zniechęcająco na potencjalnych oferentów (wykonawców) przesyłających cenniki/szacunki.
- Warto jest nie tylko zdiagnozować popełnienie błędu, ale uświadomienie na przyszłość jak go uniknąć. Wytłumaczyliśmy zatem, iż procedura szacowania wartości służy JEDYNIE pozyskaniu cenników. Dopiero gdy oszacujemy wartość zamówienia możemy przejść do wyboru TRYBU UDZIELENIA ZAMÓWIENIA.
- Następnie zarekomendowaliśmy dalsze kroki działania i zdiagnozowaliśmy, jaki tryb będzie miał zastosowanie. W tym przypadku był to tryb najbardziej formalny – procedura zasady konkurencyjności. Tutaj konieczne było przygotowanie wszystkich wymienionych uprzednio zapisów formalnych, lecz dopiero przy opublikowania postępowania ofertowego w Bazie Konkurencyjności (Załączniki o braku powiązań, Warunki Udziału czy Kryteria Oceny pojawią się wraz z postępowaniem ofertowym, ale na pewno nie na etapie szacowania).
- W kolejnych krokach (Kroki 2-5) dokładnie opisaliśmy dalszą procedurę postępowania z szacowaniem zamówienia i pozyskaniem cenników.
Krok 2
Ścieżka 1: publikacja zapytania o cenę na stronie internetowej i zachowanie potwierdzenia takowej publikacji
Ścieżka 2 [alternatywna]: wysłanie prośby o cenę do minimum trzech potencjalnych oferentów i zachować potwierdzenie wysłania (niezależnie czy mailem czy osobiście).
Krok 3
Zależnie od wyboru ścieżki w poprzednim kroku, oferenci przedstawią na nowo oferty – przy szacowaniu wartości muszą spłynąć minimum dwie. Warto założyć w zapytaniach o cenę, aby oferty mogły spływać osobiście, a nie tylko mailem.
Krok 4
Sporządzić notatkę z szacowania.
Dobra praktyka: wybrać cenę najwyższą jako podstawę do wyboru trybu udzielenia zamówienia.
Krok 5
Dopiero wówczas zapytanie może zostać opublikowane na stronie Beneficjenta lub w przypadku szacowania na powyżej 50 tys. zł w Bazie Konkurencyjności. Bardzo ważne jest, aby wisiało tam odpowiednią ilość czasu jako zapytanie ofertowe! Nie zawsze jest to 7 dni.
Tego typu zagubienie w zawiłościach wytycznych i nadmierna przezorność to tylko jedne z wielu okoliczności, w których klienci zwracają się do nas o pomoc. Dzięki merytorycznemu wsparciu nie tylko bezproblemowo zamknęliśmy kwestię szacowania, lecz także kontynuowaliśmy współpracę z nowo pozyskanym klientem. Towarzyszyliśmy mu na kolejnych etapach procedury zamówienia – aż do satysfakcjonującego wyboru oferenta.
