Ratunek zagrożonych dotacji – Nieprawidłowo skonstruowany przedmiot zamówienia na zestawy komputerowe

Przyczyn problemów przy realizacji projektu dofinansowanego możemy doszukiwać się na różnych płaszczyznach. Mogą być one przeróżne – od niewystarczającej wiedzy na temat zbiurokratyzowanych Wytycznych po nieumyślne wprowadzenie niedopuszczalnych zmian w projekcie.

U jednego z Beneficjentów, dla którego prowadzimy usługę Zarządzania projektem doszło do wprowadzenia niedopuszczalnych danych w przedmiocie zamówienia – które znacznie ograniczały konkurencję, wskazując na konkretnego dostawcę. Oto jak przebiegła „akcja ratunkowa”.

Proces rozpoczęliśmy od starannej diagnozy problemu wraz z argumentacją jego późniejszych konsekwencji.

Niestety do zmiany była spora część dotycząca przedmiotu zamówienia. W przeciwnym wypadku Instytucja Finansująca narzuciłaby korektę finansową 25% za skonstruowanie przedmiotu zamówienia z danymi dyskwalifikującymi potencjalny krąg wykonawców, jeśli pozostawiony byłby w takim kształcie.

Kolejnym krokiem było przedstawienie stosownej instrukcji działań naprawczych

Przedstawiliśmy Beneficjentowi rekomendacje Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie konstruowania przedmiotu zamówienia dla sprzętu komputerowego. Warto jest się nimi posiłkować w kontekście określonych modeli, które mają być najbardziej optymalne z punktu widzenia przedsiębiorstwa realizującego projekt. Nie wolno nam zapomnieć, iż Wytyczne są niestety restrykcyjne pod tym kątem, jednakże posiłkowanie się PZP pozwoliłoby udowodnić, że przedmiot zamówienia jest właściwie wykonany. Należy więc się ich mocno trzymać, żeby wydatek został uznany za kwalifikowalny i tym samym został dofinansowany.

Merytoryczna argumentacja z naszej strony, która pomogła Beneficjentowi zrozumieć zawiłość i kompleksowość Wytycznych:

Podstawową  zasadą  opisu  przedmiotu  zamówienia  na  dostawę  urządzeń komputerowych powinno być specyfikowanie właściwości użytkowych urządzeń, a nie  ich szczegółowych  parametrów  konstrukcyjnych,  przy  czym  zbiór  wymaganych  parametrów użytkowych  powinien  wynikać  ze  specyfiki  dziedziny  zastosowań,  dla  której  urządzenia komputerowe są zamawiane.

Szczegółowa rekomendacja działań

1. Przedmiot zamówienia należy skonstruować tak, żeby zawierał przedziały w jakich mają być konkretne właściwości użytkowe (chyba że specyfika działań na urządzeniu nie pozwala określać przedziału tylko konkretne zastosowania, bo np. wykonujemy obliczenia na Windowsie a nie Linuxie).

Przykład: Nie zalecamy wpisywać, że programem operacyjnym ma być Windows 10 – można jednakowoż napisać, że Windows od 8 włącznie wzwyż.

• Ważne jest także, aby te właściwości dotyczyły tylko i wyłącznie potrzeb projektu.

Przykład: Nie można wpisać, że wyposażenie multimedialne ma mieć czytnik kart z przodu czy mikrofon na przednim panelu itd., bo to nie ma znaczenia dla projektu (w rozumieniu urzędnika kontrolującego) – chyba że ma znaczenie z punktu widzenia sytuacji projektowej to wtedy należy mieć w głowie konieczność późniejszego wyjaśnienia.

• Na ile pozwala nam posiadana wiedza, wprowadzamy także nasze własne uwagi oraz poprawki. Jednocześnie przypominamy, że pozostawienie specyfikacji w tak sformułowany sposób jest zbyt szczegółowe co niesie ze sobą ryzyko korekty finansowej nawet do 25%.
• Zauważamy także, że jeden z opisów wskazuje na konkretny model. Tego typu działanie w świetle wytycznych jest niedozwolone. Ponadto na pewno zostanie to zauważone przez Instytucję Finansującą. Może to spowodować korektę finansową max 25%. Pytanie na ile pozwalamy sobie iść w tą stronę?

Zawsze czekamy na analizę i odpowiedź ze strony klienta, któremu następnie będziemy towarzyszyć przy dalszej procedurze zamówienia

Po przeanalizowaniu uwag przez klienta i tak naprawdę komunikacie od niego, co jest dla niego najważniejsze i dlaczego, na nowo przeprowadzamy weryfikację zmian pokazując, jakie są ewentualne konsekwencje wpisania jego tak a nie inaczej. Proces w zasadzie powtarzamy, jeśli jest taka potrzeba do czasu wprowadzenia przedmiotu zamówienia odpowiedniego wg Wytycznych lub do momentu akceptowalnego (wraz z jego skutkami) przez klienta.

Podsumowując,

Naszym rozwiązaniem na zaistniałe zagrożenie dotacji był kompleksowy przegląd dokumentacji projektowej wraz z propozycją działań naprawczych, dzięki którym udało się skonstruować tak przedmiot zamówienia, by spokojnie mógł być wprowadzony do bazy konkurencyjności.

1. Etap naprawy rozpoczęliśmy od weryfikacji dokumentów powstałych w wyniku realizacji projektu i ich spójności z zapisami wniosku o dofinansowanie;
2. Następnie dokonaliśmy starannej identyfikacji problemów i błędów;
3. Analizę zakończyliśmy rekomendacją dalszych działań, bazując na wiedzy i długoletnim doświadczeniu.

DZIĘKI TYM DZIAŁANIOM NAPRAWCZYM UNIKNĘLIŚMY KOREKTY FINANSOWEJ!