Kolejny przypadek nietypowej sytuacji. Realizujesz projekt merytorycznie. Wszystko idzie zgodnie z planem. Jednakże na koniec nadchodzi pismo o planowanej kontroli i nagle zaczynasz wątpić, czy masz wszystko. Chyba sama faktura i potwierdzenie przelewu wystarczy, prawda?
To zależy…
Krok 1
Przeanalizowanie co zostało przedstawione już we wnioskach o płatność
Jeśli we wnioskach sprawozdajesz tylko liczby, to nie jest prosty orzech do zgryzienia. Natomiast w przypadku projektów unijnych, zwykle już coś zostało podane jako konkretny dokument. Warto sprawdzić z zestawieniem dokumentów z wniosków albo z zestawieniem od księgowej, co dokładnie wchodziło do „worka” dotacyjnego. Na tej podstawie możesz iść dalej z przygotowaniem do np. kontroli.
Krok 2
Sprawdzenie czy posiadasz niezbędne dokumenty (nie tylko faktura i potwierdzenie 😉)
Nie zawsze to, co sprawozdasz może mieć odzwierciedlenie w dokumentach finansowych. Warto sprawdzić, czy masz komplet. O dokumentach, jakie powinny być przedstawione do rozliczenia znajdziesz w artykule Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w projektach UE z moim komentarzem. Możesz sprawdzić, czy je faktycznie masz.
Krok 3
Propozycja uzupełnienia braków lub informacja o braku możliwości ich uzupełnienia
Nie wszystkie dokumenty są możliwe do uzupełnienia. Jednakże zwykle duża ich część jest (to oczywiście sprawa indywidualna…). Na podstawie tego, co już mamy np. faktur czy list płac, rachunków, można dalej uzupełniać czy wyszukiwać te brakujące.
Krok 4
Sprawdzenie spójności dokumentów merytorycznych z tymi finansowymi
To podstawa. Przed uzupełnianiem zawsze należy sprawdzić ich spójność, czy np. wynagrodzenie Kowalskiego za maj 2023 odnosi się do prac zakończonych w marcu 2023. Jeśli tak, to wynagrodzenie za ten miesiąc nie może być w projekcie.
Krok 5
Ostateczne dokumenty niezbędne do zakończenia projektu
Czyli w zasadzie to, czego brakuje a co jest konieczne do pozytywnej kontroli, np. karty czasu pracy, oddelegowania, wyliczenia kwot kwalifikowalnych itp.
Nasza przewaga to propozycja dokumentów jako tych uzupełniających. Inni zwykle pokazują w punktach, co trzeba zrobić czy uzupełnić, ale nie wyręczają Cię z tego propozycją dokumentów do podpisu…
Jeśli potrzebujesz informacji z przykładami i komentarzami, co dokładnie musisz mieć na kontrolę, polecam mój ebook:
Zamykanie projektu unijnego – szybko, gładko i konkretnie! – ebook – Rozliczanie dofinansowań
