Case study: Brak dokumentów do dotacji - uratuj dotację! - Rozliczanie dofinansowań

Ratowanie zagrożonych dotacji – brak pełnej finansowej dokumentacji potwierdzającej wykonanie projektu (na kontrolę)

Kolejny przypadek nietypowej sytuacji. Realizujesz projekt merytorycznie. Wszystko idzie zgodnie z planem. Jednakże na koniec nadchodzi pismo o planowanej kontroli i nagle zaczynasz wątpić, czy masz wszystko. Chyba sama faktura i potwierdzenie przelewu wystarczy, prawda?

To zależy…

Krok 1

Przeanalizowanie co zostało przedstawione już we wnioskach o płatność

Jeśli we wnioskach sprawozdajesz tylko liczby, to nie jest prosty orzech do zgryzienia. Natomiast w przypadku projektów unijnych, zwykle już coś zostało podane jako konkretny dokument. Warto sprawdzić z zestawieniem dokumentów z wniosków albo z zestawieniem od księgowej, co dokładnie wchodziło do „worka” dotacyjnego. Na tej podstawie możesz iść dalej z przygotowaniem do np. kontroli.

Krok 2

Sprawdzenie czy posiadasz niezbędne dokumenty (nie tylko faktura i potwierdzenie 😉)

Nie zawsze to, co sprawozdasz może mieć odzwierciedlenie w dokumentach finansowych. Warto sprawdzić, czy masz komplet. O dokumentach, jakie powinny być przedstawione do rozliczenia znajdziesz w artykule Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w projektach UE z moim komentarzem. Możesz sprawdzić, czy je faktycznie masz.

Krok 3

Propozycja uzupełnienia braków lub informacja o braku możliwości ich uzupełnienia

Nie wszystkie dokumenty są możliwe do uzupełnienia. Jednakże zwykle duża ich część jest (to oczywiście sprawa indywidualna…). Na podstawie tego, co już mamy np. faktur czy list płac, rachunków, można dalej uzupełniać czy wyszukiwać te brakujące.

Krok 4

Sprawdzenie spójności dokumentów merytorycznych z tymi finansowymi

To podstawa. Przed uzupełnianiem zawsze należy sprawdzić ich spójność, czy np. wynagrodzenie Kowalskiego za maj 2023 odnosi się do prac zakończonych w marcu 2023. Jeśli tak, to wynagrodzenie za ten miesiąc nie może być w projekcie.

Krok 5

Ostateczne dokumenty niezbędne do zakończenia projektu

Czyli w zasadzie to, czego brakuje a co jest konieczne do pozytywnej kontroli, np. karty czasu pracy, oddelegowania, wyliczenia kwot kwalifikowalnych itp.

Nasza przewaga to propozycja dokumentów jako tych uzupełniających. Inni zwykle pokazują w punktach, co trzeba zrobić czy uzupełnić, ale nie wyręczają Cię z tego propozycją dokumentów do podpisu…

Jeśli potrzebujesz informacji z przykładami i komentarzami, co dokładnie musisz mieć na kontrolę, polecam mój ebook:

Zamykanie projektu unijnego – szybko, gładko i konkretnie! – ebook – Rozliczanie dofinansowań

Bądź na bieżąco z poradami na temat rozliczania dotacji.

Zapisz się do naszego newslettera!

Zapisując się do usługi Newsletter potwierdzam, że wyrażam zgodę na otrzymanie informacji handlowej od Sohaus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza za pośrednictwem podanego przeze mnie adresu e-mail.

Rejestrując się w serwisie wyrażam zgodę na używanie przez Sohaus Sp. z o.o. środków komunikacji elektronicznej oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu przesyłania mi informacji handlowych oraz prowadzenia marketingu przez Sohaus Sp. z o.o., Moja zgoda obejmuje numery telefonów i adresy e-mail wykorzystywane podczas korzystania z usług Sohaus Sp. z o.o., wyrażoną zgodę można wycofać zgłaszając nam takie żądanie.

Informacje o sposobach przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

O autorze:

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.

Shopping Cart
Scroll to Top