Zarządzanie dotacją to kompleksowe działanie, które nie ogranicza się tylko do jej skutecznego rozliczenia czy finansowego monitorowania. Kwestią kluczową jest sprawne reagowanie na zmiany – które wielokrotnie przybiera formę tzw. „zarządzania kryzysowego” dofinansowaniem. Bardzo przydatna na tym etapie jest wiedza w zakresie zarządzania projektem, choć w tego typu kwestiach niejednokrotnie nie jest ona wystarczająca. Mimo świadomości Wytycznych czy regulacji, którymi obwarowane są projekty unijne, napotykamy na sytuację ich niezrozumienia – zarówno po stronie realizatorów projektu jak i pracowników Instytucji Pośredniczącej czy Wdrażającej, np. NCBR.
To przede wszystkim doświadczenie i wyczucie w komunikacji z NCBR przesądza o sukcesie „ratunku” dotacji – trzeba zidentyfikować szansę w skutecznej interpretacji, która może przyczynić się do bezproblemowego przebiegu projektu.
W zarządzanym przez nas projekcie jedną z pozycji budżetowych był najem powierzchni laboratoryjnej od jednostki publicznej dla beneficjenta z sektora prywatnego. Koszt już na etapie pierwszego wniosku o płatność został poddany w wątpliwość czy może być wprowadzony jako koszt kwalifikowalny (możliwy do dofinansowania), gdyż ówcześnie nie spełniał wymogów proceduralnych zamówień w ramach projektu (zasada konkurencyjności). Po długotrwałej analizie sytuacji, doszliśmy do pewnych wniosków, iż interpretacja ze strony Instytucji nie jest sama w sobie błędna czy nielogiczna, aczkolwiek rozumiana z drugiej strony może zasądzić na korzyść realizowanego przez nas projektu. Wystosowaliśmy więc wniosek z prośbą o interpretację w sprawie traktowania takiej sytuacji z najmem pod kątem rozumienia zamówień z Wytycznych. Poprosiliśmy o potwierdzenie słuszności naszego rozumowania:
„Wytyczne odnoszą się do zamówień stricte udzielanych a nie udzielonych w ramach projektów czyli jak podaje definicja: zamówienie, do którego odnoszą się Wytyczne, musi zostać udzielone w okresie jego realizacji, co oznacza, że dotyczą jedynie tych zamówień, które dopiero mają mieć miejsce licząc od momentu rozpoczęcia realizacji projektu. Zamówienie na najem nastąpiło przed realizacją projektu, stąd rozdział 6.5 pkt 1 w naszym mniemaniu nie ma zastosowania w tymże przypadku”
„Z drugiej strony jeśli nawet rozumowanie powyżej jest niewłaściwe, to najem jest prawem do nieruchomości, a tenże rodzaj wydatku (a taki planowany jest w projekcie do kwalifikowania) jest zwolniony ze stosowania PZP z dnia 01.01.2021 r. zgodnie z art. 11 pkt 1. ust. 6)”
„Idąc tym tokiem myślenia uważamy, że przedstawienie do rozliczenia we wnioskach o płatność najmu na podstawie umowy będącej załącznikiem do niniejszego pisma, jako zamówienie udzielone i tak przed realizacją projektu a posiadające inne składniki jak media czy podatek, które i tak są niekwalifikowalne i nie będą przedstawiane do rozliczenia w ramach kosztów bezpośrednich projektu, może zostać uznane za wydatek kwalifikowalny w przedmiotowym projekcie.”
