Czasem planowanie danego kosztu na etapie wnioskowania jest zagwozdką, np. prace badawcze wykonywane przez osobę fizyczną czy przez firmę? Na tym etapie pytanie jest o tyle ważne, że decyduje o wpisaniu kosztu do danej kategorii. Takie informacje możemy znaleźć w Przewodniku kwalifikowalności. Jego zapisy decydują o przynależności kosztu do danej kategorii, czyli nie fakt, że działania są wykonane – niezależnie czy na umowę zlecenie, o dzieło czy jako rozliczenie z firmą odprowadzającą VAT. Jednak na etapie realizacji projektu może się okazać, że nie da się inaczej rozliczyć z daną osobą. Zamiast umowy zlecenie jako tej pierwotnie planowanej, będzie faktura. Tak często mamy do czynienia w przypadku przekazywania osobom zewnętrznym wykonanie czegoś, co było zaplanowane na podstawie umowy zlecenie.
Napotkany problem odnosił się do faktu, że podczas zmiany kategorii z wynagrodzeń na podwykonawstwo traciliśmy koszty pośrednie, które kolokwialnie nazywamy „pieniędzmi na ulicy”. Warto mieć świadomość, że im więcej kosztów z kategorii, które generują koszty pośrednie, tym więcej tych pieniędzy dotacyjnych można wziąć. Oczywiście jest pewien limit, który wynika z umowy.
Taki przypadek mieliśmy u jednego z naszych klientów. W jaki sposób rozwiązaliśmy tę sytuację bez zmiany całkowitej kwoty dofinansowania, aby uniknąć utraty funduszy? Pobawiliśmy się w pewien algorytm wyjaśniania, dlaczego tak a nie inaczej – oczywiście z określoną drogą dedukcji. O tym niżej.
Na początku przyjrzeliśmy się dokładnie temu co ma robić osoba na umowę zlecenie (plan pierwotny). Kontekst – czy wpisuje się w działania stricte merytoryczno-badawcze czy raczej doradcze. Wyszło, że raczej są to działania doradcze. Używamy słowa „raczej”, bo urzędnik może nie być w stanie zakwestionować tego, że my określimy, że są to działania doradcze bezpośrednie a nie badawcze. Osobą kompetentną w tej sprawie byłby ekspert.
Drugim krokiem było przyjrzenie się definicji kosztu z kategorii wynagrodzeń i skonfrontowanie tego z wynikami kroku pierwszego. Skoro jest to usługa doradcza bezpośrednia to czy wpisuje się w definicję podwykonawstwa (E)? Z zasady nie, a więc trafia ona do worka pozostałych kosztów bezpośrednich. Ten koszt to koszty operacyjne (Op).
Opierając się na cytowaniu definicji, jej interpretacji poprzez dedukcję udowodniliśmy, że koszt doradztwa mieści się w Op a niekoniecznie w E, a zatem będą od niego koszty pośrednie.
