Finalizacja projektu po śmierci Beneficjenta (POIR Szybka Ścieżka)

Problemy związane z realizacją projektów są wielokrotnie losowe, niespodziewane i wydawać się może, że w razie ich napotkania znajdujemy się w sytuacji bez wyjścia. Ich przyczyn możemy doszukiwać się na różnych płaszczyznach.

U jednego ze spadkobierców Beneficjenta, dla którego prowadzimy usługę Konsultowania dotacji doszło do nietypowej i nieprzewidywalnej bariery. Ówcześnie realizujący projekt Beneficjent (jednocześnie właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej) zmarł w połowie realizacji projektu. Pytanie – co z tym zrobić?

Tytułem wstępu do sytuacji – aby jednoosobowa firma mogła zachować ciągłość, przedsiębiorca powołuje, tzw. zarząd sukcesyjny. Zarządcą sukcesyjnym wybranym przez Beneficjenta był jeden z jego potomków. Po ustanowieniu zarządcy sukcesyjnego kontynuacja działalności następuje w formie „przedsiębiorstwa w spadku”. Tak też miało miejsce w analizowanym przez nas przypadku.

Zarządca sukcesyjny zwrócił się do nas z prośbą o pomoc. Usługa doradcza obejmowała kilka etapów:

1. Wywiad z zarządcą sukcesyjnym odnośnie planu działania i motywów

Aby z sukcesem uratować klienta, przeprowadziliśmy serię rozmów odnośnie wizji i motywacji zarządcy sukcesyjnego. Sytuacją optymalną z punktu widzenia finansowego byłaby kontynuacja projektu. Wówczas zespół projektowy pod nowym zarządcą mógłby wykorzystać niewykorzystane środki i złożyć wniosek o płatność końcową – tym samym finalizując projekt. W tym wypadku możliwe byłoby rozliczenie kosztów nie do momentu śmierci Beneficjenta, lecz też późniejszych. Zarówno tych wynikających z pracy do końca miesiąca jak i pozostałych, jeśli zespół dalej realizował zadania merytoryczne.

Jednak nie była to sytuacja optymalna z punktu widzenia naszego klienta. Jego życzeniem było ówcześnie zamknięcie wszelkich formalności i likwidacja przedsiębiorstwa w spadku. Tym samym znając motywację klienta, rozpoczęliśmy konstruowanie „akcji ratunkowej”. Nie oznacza to, że wybraliśmy jedynie tę drogę, jaką wstępnie wybrał klient. Naszym zadaniem było nie narazić go na konotacje finansowe rezygnacji z projektu lub przedstawienie skutków zakończenia projektu w tym momencie, w którym teraz jest.

Po pierwsze – analiza kosztów i korzyści z tego, czy ciągnąć dalej projekt czy jednak nie?

2. Sformułowanie strategii optymalnej dla klienta, zespołu projektowego i sytuacji majątkowej spółki.

Opcja 1 – zrywamy umowę

Rezygnacja z realizacji i finalizacji projektu wiąże się ze stratami finansowymi poprzez konieczność:

• zwrotu części wykorzystanych środków tytułem poniesienia ich po śmierci Beneficjenta
• zwrotu niewykorzystanych środków z zaliczki
• naliczenia zwrotu części dofinansowania tytułem niedotrzymania warunków otrzymania premii za rozpowszechnianie wyników (np. 15% dla MŚP).

W oparciu o te rzeczy wyliczaliśmy indywidualnie ile mogłaby wynieść ta kwota (bo jest zależna od momentu zwrotu tych środków).

Opcja 2 – kontynuujemy realizację projektu

Pytanie zasadnicze w momencie, gdy umiera Beneficjent – czy jesteśmy w stanie pociągnąć projekt dalej sami jako spadkobiercy? Czy jednak nie damy rady, bo nie jesteśmy wizjonerami i nie mamy tego czegoś, co miał Beneficjent ówcześnie.

Opcja 2.1. – nasza firma kontynuuje projekt

Wtedy nic się nie zmienia i dalej prowadzimy prace według zapisów umowy i późniejszych zmian. Jedyna zmiana to formalne przekazanie dokumentów świadczących o tym, że jesteśmy spadkobiercami majątku Beneficjenta i nie zrzekliśmy się spadku w odpowiednim czasie (tzn. nie odrzuciliśmy spadku w ustawowym pół roku od śmierci Beneficjenta).

Opcja 2.2. – inny podmiot przejmuje projekt

To pytanie w przypadku, gdy są potencjalni chętni do tego, by dalej ten projekt realizować, np. jakaś firma chętna przejęciem wyników prac dotychczasowych. W naszym przypadku nie mogliśmy zapomnieć, iż projekt to nie tylko firma, ale także ludzie za nią stojący. Zespół projektowy był zdeterminowany, aby projekt sfinalizować, wdrożyć i skorzystać z przysługującego mu dofinansowania w części, jaka została do wykorzystania. Oczywiście bazując na dotychczasowych wynikach prac.

3. Nasze rozwiązanie

Tutaj musieliśmy wypracować kompromis – zwolnić z obowiązku prowadzenia projektu niechętnego do tego zarządcę oraz usatysfakcjonować zespół projektowy tak, aby udało się nie zaprzepaścić realizowanego przez ostatnie 2 lata projektu (projekt miał wartość społeczną). Z rozwiązaniem przyszła przewidziana przez prawo cesja, która w takich przypadkach zabezpiecza interesy obu stron. Regulacje, którymi obwarowane są projekty przewidują taki sposób na wypadek śmierci Beneficjenta. Zespół zarządczy pod opieką nowej firmy, która musiała przejść szereg weryfikacji wymagań formalnych związanych z danym konkursem, dokonuje cesji projektu. Polega ona na trójstronnym podpisaniu umowy o przejęciu projektu przez:

1. nową firmę spełniającą kryteria formalne i posiadającą odpowiednie zaplecze techniczno-personalne do realizacji projekt (tu cały zespół badawczy został „przejęty” przez nową firmę),
2. zarządcę sukcesyjnego,
3. oraz Instytucję Finansującą (w tym wypadku NCBR).

Postawiliśmy na szali dwie możliwości działania po prostu pokazując co i jak może zaboleć w finansach – koszt zerwania umowy versus koszt przekazania praw i obowiązków innemu podmiotowi.  

DZIĘKI TYM DZIAŁANIOM NAPRAWCZYM ZABEZPIECZYLIŚMY INTERESY KAŻDEJ ZE STRON I DOPROWADZILIŚMY DO MOŻLIWEJ FINALIZACJI PROJEKTU DOFINANSOWANEGO!