Wizyty monitorujące, analiza ryzyka czy model ryczałtowy? Afera goni aferę…

Opublikowano: 2024-04-09 / Ostatnia aktualizacja: 2024-04-09

Dziś odniosę się do afery dotacyjnej NCBR („Szybka Ścieżka „Innowacje Cyfrowe”). Oczywiście wybrzmiała ona już kilka miesięcy temu i wstrzymywałam się z komentarzem z mojej strony. Jednak chciałabym podzielić się moimi spostrzeżeniami. Te będą z punktu widzenia obydwu stron umowy z wyczuleniem na pewne aspekty dla Ciebie, o których może się nie mówi lub po prostu zapomina…

Proces naboru – z czego się składa i dlaczego tak długo trwa?

Każdy konkurs ogłaszany przez jakąkolwiek instytucję finansującą potrzebuje dużo czasu, aby:

  • po pierwsze pozwolić przemyśleć i skonstruować odpowiednio wniosek o dofinansowanie,
  • po drugie ocenić go formalnie i ewentualnie pozwolić na korektę kwestii oczywistych,
  • po trzecie porozsyłać do ekspertów wnioski do oceny, czekać na ich rozpatrzenie, przyjąć bez uwag lub z uwagami wynik oceny z uzasadnieniem lub nie przyjąć w ogóle, w międzyczasie odpowiednio ustawić i poumawiać panele ekspertów (tu trzeba zgrać grafiki odpowiednich osób),
  • dopiero na sam koniec ogłosić ostateczną listę projektów ułożoną wg punktacji i o ile się zmieszczą w alokacji (czyli budżecie na dany konkurs).

Ten proces trwa długo zwłaszcza, że wniosków było znacznie więcej niż w poprzednich konkursach. Termin na wykonanie tego wyznaczony na pół roku maksymalnie przy braku rąk do pracy jak również przy zmieniającej się kadrze był od początku nierealny, by wykonać go w sposób należyty.

Proces naboru – czy można zwiększyć alokację?

Jednakże brak wydatkowania środków unijnych w określonym terminie oznaczał niewykorzystanie środków finansowych przez instytucję. Porównam to do worka o nazwie „Perspektywa POIR działanie 1.1.1.”, gdzie mam np. 30 mld zł do przekazania w ciągu około 7 lat. I teraz po trochu biorę z worka kwotę np. 3 mld zł na konkurs nr 1. Na liście rankingowej pojawia się komplet projektów z kwotą 3,1 mld zł. Dobieram 0,1 mld zł z mojego worka. I tak się powtarza przez kolejne 8 konkursów (razem jest 9 konkursów po 3,1 mld zł, co daje kwotę 27,9 mld zł a więc na ostatni konkurs nr 10 mam środki w wysokości 2,1 mld zł – tylko teoretycznie…). Ale w międzyczasie w ciągu tych 7 lat wydatkowane jest w ramach 9 konkursów zamiast 27,9 mld zł kwota 25 mld zł (bo nie każdy wykona projekt wg planu i są oszczędności). A więc przy ostatnim konkursie mogę sfinansować projekty o wartości dofinansowania 5 mld zł zamiast 2,1 mld zł. W przeciwnym razie te 2,9 mld zł jest niewykorzystane i wraca do Komisji Europejskiej bez możliwości zwrotu, bo właśnie 31.12.2023 kończyła się perspektywa finansowa na wydawanie tych środków… Temat zwrotu przez instytucję finansującą i w ogóle przez Polskę kwot dofinansowania to odrębna sprawa i jest bardziej złożona 😉

Za krótki czas na proces naboru a eliminowanie ryzyka potencjalnej defraudacji środków publicznych

Czy te aspekty powinny rzutować na ocenie np. startupu, który otrzymuje 55 mln zł dofinansowania? Moim zdaniem nie. Otóż to panel ocenia, czy zespół w projekcie jest w stanie udźwignąć cel projektu i jego wskaźniki. Poza tym są inne narzędzia do sprawdzenia, czy dana firma faktycznie istnieje, funkcjonuje, czy posiada lokal, sprzęt i kto dokładnie za nią stoi, kto ma wiedzę, doświadczenie w projektach B+R lub wdrożeniowych. Przed rozpoczęciem umowy wysyła się zespół kontrolujący na tzw. wizytę monitorującą (inaczej monitoringowa). To oni wtedy oceniają, czy to co we wniosku o dofinansowanie było/jest prawdą. I tu jest pierwszy punkt zapalny, gdy coś się nie klei…

Druga rzecz to fakt, że NCBR posiada i praktykuje analizę ryzyka finansowego każdego podmiotu przed pierwszą wypłatą środków. Pomijam, że dotychczas wykonywała to głównie jedna osoba, co nie powinno mieć miejsca. Tak czy inaczej analiza ta pokazuje, komu można dać zaliczkę a komu zaoferować tylko refundację. Może więc być tak, że najpierw pokaż koszty a najlepiej to, co wykonałeś merytorycznie, a potem dostaniesz zwrot dofinansowania za dany etap/część prac. W tamtej perspektywie było tak, że wystarczyło mieć dobre dokumenty kosztowe i jakoś to szło… oczywiście ZAWSZE miej pokrycie przedstawianych kosztów w pracach merytorycznych. Bez merytoryki każdy nawet piękny, wzorcowy dokument nie zostanie uznany 😉

Kolejna rzecz to zabezpieczenie umowy. To rzecz sporna, bo zwykle wystarczał weksel in blanco, ale w kontekście 55 mln zł dofinansowania to praktycznie żaden nowopowstały podmiot nie ma szansy otrzymania gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej czy promesy. Gwarancja będzie zablokowaniem kwoty na koncie, ale chyba nie o to chodziło planującym projekt… Nie ma innej opcji jak refundacja przynajmniej po otrzymaniu 10 mln zł (a co zadzieje się do momentu wydatkowania tych 10 mln zł, tego nie wiem…).

O zabezpieczeniu umowy pisałam w artykule Zabezpieczenie umowy o dofinansowanie w projektach UE i innych finansowanych ze środków publicznych

Skutek afery NCBR na realną pracę nad projektem

W aspekt polityczny tych afer nie ingeruję, ale realnym ich skutkiem jest zablokowanie środków finansowych innym podmiotom z listy rankingowej w trakcie realizacji projektów. Oczywiście jest zapis w umowie mówiący o tym, że Beneficjent musi posiadać środki na realizację projektu niezależnie od tego czy dostaje zaliczkę, refundację czy jednak nie. A więc płynność finansowa nie powinna opierać się na zaliczkach… tylko kto faktycznie do tego tak podchodzi?

Umowy z instytucją są jednostronne i jeszcze nie spotkałam przypadku, aby ktoś próbował je negocjować zwłaszcza, że zwykle ma się na to 7 dni od otrzymania powiadomienia o przyznaniu dofinansowania. Z zasady biorąc udział w konkursie powinieneś znać treść umowy i ewentualne jej skutki. Poza tym każda kontrola czy projektu, czy instytucji powoduje wstrzymanie środków i z tym należy się liczyć. A taka sytuacja ma tu miejsce. Dlatego należałoby uwzględniać takie ryzyko zawczasu w swoich planach finansowania firmy i projektu.

Inną sprawą jest również niepewność, czy te środki zostaną wypłacone i w jakim czasie. Patrząc na te projekty z perspektywy oparcia modelu finansowego na dofinansowaniu to dojdziemy do wniosku, że bez dofinansowania zrobię coś z panem A za kwotę X a przecież z dofinansowaniem nie będzie to już tak proste, aby wygrał pan A, bo obowiązują mnie dodatkowe zapisy umowy o konkurencyjności wydatków… więc po co się starać, jeśli nie wiem, czy faktycznie te środki dostanę?

Ostatni aspekt, który nasuwa mi się na myśl w kontekście poszkodowanych innych firm to analiza prawna potencjalnej szkody wstrzymywania/niewypłacania dofinansowania na czas i odszkodowania tym tytułem. Jednak ta kwestia wymaga próby ugryzienia tego tematu przez prawnika z punktu widzenia zapisów umowy o dofinansowanie i kodeksu cywilnego jak również przemyślenia, czy chcę palić za sobą mosty? Osobiście odradzam, ale zapewne są takie osoby, które będą chciały z tego skorzystać.

Moje przemyślenia całokształtu funkcjonowania dofinansowań

Zastanowiłabym się nad częstszym sprawdzaniem wykonania przedmiotu projektu zanim cokolwiek zostanie wypłacone i zapewne próbowałabym wysyłać co jakiś czas kontrolę z ekspertami. W nowej perspektywie pierwszy aspekt został dodany do umów o dofinansowanie. Jednak kontrola w przededniu zakończenia perspektywy nie byłaby łatwa. Osobiście twierdzę, że nie ma złotego środka przy tylu projektach do obrobienia. Może jednak model ryczałtowy z twardymi wskaźnikami do wykonania i bez sprawdzania zbędnych papierów? Beneficjent zrobi A to dostanie kwotę X, potem zrobi B to kolejną kwotę Y itd. Obecnie jest praktykowany w kilku konkursach… i to z powodzeniem…

Punkt widzenia zależy więc od punktu siedzenia. Tu blokada środków idzie „z góry”, więc dogadanie się z opiekunem czy kierownictwem NCBR nic może nie dać (nie zaszkodzi, ale i nie pomoże). Dlatego zawsze przed rozpoczęciem realizacji projektu polecam zrewidować dotychczasowy harmonogram wydatków i płatności z NCBR. Dochodzi do tego urealnienie go również pod kątem wsparcia finansowego przez pozostałą działalność operacyjną czy poparciem kredytowym, inwestorskim, pożyczkowym itp. Każdy projekt jest indywidualny i potrzeba jest spojrzeć na niego z JEGO punktu widzenia, do czego zachęcam.

O zwrocie dofinansowania pisałam w artykule Zwrot dofinansowania – kiedy może nastąpić?

O modelu ryczałtowym pisałam w artykule Model ryczałtowy rozliczania projektu

Może cię także zainteresować:

Bądź na bieżąco z poradami na temat rozliczania dotacji.

Zapisz się do naszego newslettera!

Zapisując się do usługi Newsletter potwierdzam, że wyrażam zgodę na otrzymanie informacji handlowej od Sohaus Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza za pośrednictwem podanego przeze mnie adresu e-mail.

Rejestrując się w serwisie wyrażam zgodę na używanie przez Sohaus Sp. z o.o. środków komunikacji elektronicznej oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celu przesyłania mi informacji handlowych oraz prowadzenia marketingu przez Sohaus Sp. z o.o., Moja zgoda obejmuje numery telefonów i adresy e-mail wykorzystywane podczas korzystania z usług Sohaus Sp. z o.o., wyrażoną zgodę można wycofać zgłaszając nam takie żądanie.

Informacje o sposobach przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

O autorze:

Justyna Pieńko

Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.

Shopping Cart
Scroll to Top