5 najczęstszych problemów w realizacji projektu w konsorcjum

Niekiedy złożoność merytoryki działania jest tak duża, że podczas planowania realizacji przedsięwzięcia zadajemy sobie pytanie, czy będziemy w stanie sami sprostać wymaganiom. Zastanawiamy się, czy posiadamy wystarczający potencjał merytoryczny i zasoby ludzkie, aby móc samodzielnie rozpocząć pracę nad nim. Głowimy się także, czy damy radę wdrożyć jego wyniki w określony sposób. Z rozwiązaniem przychodzi realizowanie projektu w konsorcjum.

W zależności od charakteru projektu i stopnia jego trudności, analizujemy poszczególne kroki, które musimy podjąć. Wówczas możemy dojść do wniosku, że warto zaprosić do współpracy podmioty mające doświadczenie i wiedzę w danej dziedzinie. Wszystko po to, aby osiągnąć zamierzony cel – wykorzystując przy tym potencjalny efekt synergii 2+2=5.

Partnerzy w tej formie współpracy mogą otrzymać jeden z dwóch tytułów:

• Lidera – w przypadku bycia jednostką reprezentującą Konsorcjum przed Instytucją Finansującą;
• Konsorcjanta – w przypadku bycia podmiotem partnerskim realizującym projekt;

Uwaga! Osoba/y reprezentująca/e lidera konsorcjum zobowiązana/e jest/są do podpisania deklaracji wekslowej i przyjęcia na siebie pełnej odpowiedzialności za swoich konsorcjantów.

Taka forma współpracy w dużej mierze opiera się na odpowiedzialności solidarnej, co z jednej strony zmniejsza ryzyko niepowodzenia projektu, z drugiej zaś strony generuje dodatkowe problemy. Niestety nieraz okazuje się, że dążenie do szybkiego pozyskania dotacji NCBR, PARP skutkuje niefortunnie sformułowanymi umowami konsorcjalnymi, a optymizm bierze górę nad chłodną analizą konsekwencji tej formy działania.

5 NAJCZĘSTSZYCH PROBLEMÓW W REALIZACJI PROJEKTU W KONSORCJUM

1. Umowa Konsorcjum

Umowa Konsorcjum do dziś pozostaje aktem prawnym nieco niezrozumiałym i niekompletnym. Z jej zapisów wynikają liczne obowiązki Lidera Konsorcjum, głównie obejmujące nadzór nad projektem, koordynowanie oraz monitorowanie działań pozostałych Konsorcjantów.  Lider zobowiązany jest także do rozliczania projektu, raportowania oraz reprezentacji konsorcjum w kontakcie z Instytucją. Na stronach Instytucji Finansujących widnieją minimalne zapisy umowy konsorcjum, które często mylone są ze wzorem Umowy Konsorcjum. To niekiedy skutkuje sytuacją, w której Lider nie otrzymuje dokumentów, na podstawie których zatwierdza wniosek o płatność dla konsorcjanta. Bez tego nie można „iść dalej” – co opóźnia działania w projekcie.

W przypadku konsorcjanta w postaci jednostki sektora publicznego można przyjąć, że projekt realizowany jest dobrze. Tu sytuacja ma się zgoła inaczej. Odpowiedzialność spada na dyrekcję jednostki pod rygorem dyscypliny finansowej czy odpowiedzialności karnej za nieprawidłowe stosowanie PZP.

2. Ryzyko nieporozumień

Jak w każdej działalności pojawia się ryzyko nieporozumień. Niezrozumienie dokładnie kto co robi, oraz częste zmiany w planie sprawiają, iż pokrzyżowane zostają prace innych. Zwłaszcza, gdy np. dowiezienie kamienia milowego konsorcjanta nr 1 jest kluczowe dla działań konsorcjanta nr 2 itd.

3. Uprawnienia tytułem wykonanych prac – własność intelektualna

Ponadto niejednokrotnie nieporozumienia dotyczą także płaszczyzny własności intelektualnej. Nieraz w rzeczywistości projektowej obserwujemy niezrozumienie – kto ma jakie uprawnienia tytułem wykonanych prac. Kto ma jakie prawa do technologii i na jakich polach eksploatacji? Warto takie zapisy zawrzeć odpowiednio w umowie konsorcjum, a nie bazować jedynie na wniosku o dofinansowanie.

4. Rozliczanie pomiędzy konsorcjantami

Czwartym problemem jest kwestia rozliczania między konsorcjantami. Lider nie przekazuje zaliczki konsorcjantowi lub odwrotnie, tj. konsorcjant nie oddaje niewykorzystanej zaliczki. Ponadto Konsorcjant nie składa wniosku o płatność Liderowi, który chciałby wnioskować o zaliczkę. Lider nie złoży wniosku dopóki Konsorcjant nie złoży wniosku o płatność. Wychodzi na to, że harmonogram płatności został nieprawidłowo skonstruowany u wszystkich konsorcjantów. Sprowadza się to do tego, że warto robić rewizję planu, by wnioskować o odpowiednią kwotę zaliczki. Ale nie za dużą, bo wtedy trzeba ją zwracać, jeśli się jej nie rozliczy na czas.

5. Bierny lider

Ostatnim opisanym problemem jest bierny lider. Ten problem jest szczególnie istotny z perspektywy konsorcjanta. To przecież Lider ma kontakt z instytucją finansującą, więc jego bierność może opóźnić lub nawet całkowicie rozwalić projekt. Generalnie, jak w każdej innej działalności, relacje lider-konsorcjant (partner-partner) muszą być co najmniej neutralne, żeby móc cokolwiek zrobić razem. Najlepiej oczywiście żeby ta relacja opierała się na jak najlepszych wartościach i stosunkach partnerskich, wówczas nawet przy napotkanych trudnościach rzadko dochodzi do niepowodzenia realizacji projektu.

A żeby te stosunki były odpowiednie, należy od deski do deski przeczytać zapisy umowy konsorcjum i przeanalizować co warto w niej zmienić, ulepszyć, doprecyzować, żeby nie było niesnasek czy innych nieprzyjemnych sytuacji.