Poradnik Beneficjenta:

10 kroków sprawnego rozliczenia projektu

opublikowano:

Jak ustawić sobie rozliczanie projektu, by nie zajmowało to zbyt wiele czasu?  Oto 10 prostych kroków.

Dzielenie się wiedzą na ten temat wpadło mi do głowy dosyć dawno i do tej pory nie chciało wyjść, a więc proszę bardzo! W kilku krokach podpowiem, jak robię to ja przy dużej ilości projektów do ogarnięcia. Niezależnie od tego, czy sam prowadzisz rozliczenia, czy masz do tego pracowników, czy może jesteś Project Managerem i ta część spędza Ci sen z powiek. Ten artykuł ułatwi Ci rozliczanie i pozwoli mieć informacje finansowe o stanie realizacji projektu w każdej chwili.

Krok 1Przeczytaj wniosek o dofinansowanie i budżet (harmonogram rzeczowo-finansowy)

Jeśli czytasz pierwszy raz, niewiele z niego zapamiętasz, ale uwierz mi, że zaprocentuje to w późniejszym zrozumieniu istoty tego, co jest robione. Z tego wynikać może dużo innych kwestii, np. w jaki sposób ustalać przedmiot zamówienia oraz jak rozmawiać o samych zamówieniach, jeśli badasz grunt pod jedno konkretne. Innymi słowy, warto przeczytać, bo mózg jest w stanie odtworzyć pewne szczegóły i zapalić lampkę, że coś takiego było, gdy zajdzie potrzeba.

Co do budżetu, nikt nie ma wątpliwości, że trzeba wiedzieć co się kupuje, kiedy i jak wygląda sprawa personelu.

Krok 2Stwórz sobie wykres Gantta z kosztami

To najprostsze narzędzie do tego, by wiedzieć, kiedy i co mam zamówić, oraz kogo i do czego mam zatrudnić. Dzielę koszty (pozycja po pozycji) na lata i miesiące, np. brygadzista, programista, konstruktor itp. Stricte tak, jak mam w budżecie. Jeśli mam pozycję całościową wynagrodzenia, to zostawiam to tak lub dzielę dalej (bo może jest taka potrzeba). Ustalam z wniosku kto i od kiedy jest zatrudniony i na jaką umowę, co i kiedy mam zamawiać i w jakich odstępach, czy może sukcesywnie co miesiąc albo na raz.

Mam więc rozdzieloną kwotę w każdej pozycji na miesiące. Na tej podstawie w każdej chwili wiemy, że np. za dwa miesiące musimy mieć dostawę sprzętu A, a więc skoro kosztować będzie 150 tys. zł to musimy powiesić zapytanie odpowiednio wcześniej na bazie, żeby zdążyć z dostawą (zwłaszcza w dzisiejszych czasach, kiedy są ciągłe opóźnienia np. COVID-19 albo wojna na Ukrainie). To również dobre narzędzie do planowania płynności finansowej, ale to temat na inny artykuł 😊

Krok 3Przeanalizuj, kiedy co ma być kupione oraz kto i kiedy ma być zatrudniony

To wynika z samego wykresu Gantta. Może się zdarzyć, że akurat tam nie będzie to określone dokładnie w czasie, stąd dowiedz się od Project Managera albo tego, kto pisał projekt, kiedy co ma być. Naszykuj sobie co w pierwszej kolejności musi być zrobione, np. zatrudniam za miesiąc programistę, a więc muszę puścić ogłoszenie (chyba że kogoś mam już na oku), robię rekrutację i podpisuję umowę. Może to trochę zająć. Analogicznie zamówienie na dostawy czy usługi. Niech komóreczki zapełnione kwotą te pierwsze w danej pozycji budżetu będą triggerami do tego, by m.in. miesiąc wcześniej odpowiednio zareagować. Późniejszymi triggerami może być np. wypowiedzenie umowy z pracownikiem czy konieczność domówienia czegoś, co już było zamawiane, ale jest niezbędne do wykonania zadań w projekcie.

Krok 4Przygotuj sobie wzory dokumentów

Tu chyba tłumaczyć nie trzeba. Bez wzorów zbyt wiele nie zdziałasz. Chyba że masz już stare wypracowane, których możesz użyć? Sprawdź, czy zapisy w nich są odpowiednie do czasu i charakteru projektu, np. czy w umowach o pracę nie trzeba wpisać nic o prawach autorskich.

Krok 5Wprowadź dane dot. budżetu i poszczególnych pozycji do narzędzia typu Excel (zwykle tam się przekazuje dalej dane do instytucji)

Excel jako narzędzie – jakkolwiek bym na niego klęła – jest niezastąpiony. Wszystkie raporty z kwotami raczej przedstawiane są w Excelu lub później można podpiąć go jako załącznik. Ponadto cokolwiek zmienię w jednym miejscu, jeśli używam formuł, a robię tak zawsze, mogę mieć aktualny stan wydatkowania środków jeszcze przed pokazaniem tego w raporcie/wniosku o płatność. Po prostu wiem, ile, na co poszło, a to kluczowe, by móc odpowiednio wcześniej np. zawnioskować o zmianę czy powiadomić o zmianie, która nie wymaga zgody. Analogicznie działam symulując wykorzystanie środków, żeby na maxa wykorzystać środki z dotacji.

Krok 6Zbieraj podpisane dokumenty na bieżąco, w tym umowy, zamówienia, faktury, listy płac, rachunki i wprowadzaj je do Excela

Niestety ta część jest mozolna, ale niezmiernie ważna, bez której nasze Excele nie mają sensu. Zbieram, zbieram i jeszcze raz zbieram. Wszystko wprowadzam do arkusza tak jak opisałam to w kroku 5. Bez tego ani rusz. Zwróć uwagę, że nawet system SL2014 pozwala wprowadzać dane z Excela. Zakłamanie danych w postaci braku dokumentu czy po prostu innej kwoty dofinansowania może trochę kosztować… Pamiętaj, że w momencie składania wniosku o płatność czy raportu dane masz w jednym pliku! Wtedy uśmiech na twarzy, że zajmie to chwilę jest bezcenny!

Krok 7Każdy dokument opisuj i przesyłaj do księgowości w celu wysłania dokumentu PK lub dekretacji

Jeśli zależy Ci na tym, żeby wszystko szło gładko z księgowością, umówcie się, że za każdym razem, kiedy jedno z was dostanie dokument projektowy poinformujecie siebie nawzajem, ile, na co ma iść. To ważne z punktu widzenia podatkowego. Poza tym, czy chce Ci się przeglądać ewidencję kosztów projektowych z ksiąg i pokazywać tu błąd, tam błąd Przy takim odbijaniu pałeczki nie wróżę dobrych relacji z księgowością 😉 a jednak na kontroli ma się zgadzać i to akurat na 100% sprawdzą.

Krok 8Sprawdzaj na bieżąco wg checklisty czego brakuje przy dokumentach

Przygotuj sobie checklistę (lub skorzystaj z mojej) do przedstawianych dokumentów. Zerknij, czy jest wszystko. Jeśli nie, odpowiednio zadziałaj. Możesz oczywiście zrobić to później, ale czy chce Ci się dwa razy robić to samo? Przecież jak dostaniesz uwagi od opiekuna po 2 miesiącach to musisz na nowo wszystko przeczytać i przeanalizować. Zastanów się, czy będziesz mieć na to czas. Fajnie jest domykać tematy i do nich nie wracać.

Krok 9Sprawdź czy potrzebujesz danych merytorycznych do raportu/wniosku o płatność

To dane o tym, co było zrobione, czy są problemy i jaki jest plan działania. Nie wszystkie instytucje tego wymagają, ale system SL2014 wymusza konieczność ich wpisania, stąd warto mieć jakiekolwiek dane na ten temat.

Krok 10Masz już wszystkie dane do rozliczenia 😊 Możesz raportować wykorzystanie środków 😊

Brawo! Masz już komplet danych! Teraz wklej dane do arkusza excelowego odpowiedniego dla Twojego projektu, posumuj, powpisuj je i… Voilà! Wniosek gotowy 😊

Udostępnij
Jeżeli zdobyta wiedza jest dla Ciebie pomocna,
udostępnij ten artykuł, aby i inni mogli z niej skorzystać.
O autorze:

Justyna Pieńko

Justyna Pieńko
linkedin
email
telefon
Jako były wieloletni pracownik Narodowego Centrum Badań i Rozwoju od ponad dziesięciu lat zajmuję się projektami finansowanymi z UE z różnych źródeł. W swojej pracy etatowej rozliczałam projekty zarówno z POIG jak i POKL, POIR, 6PR i 7PR, H2020, projekty krajowe, np. celowe, PBS, PBR, międzynarodowe, Eureka!, Eurostars, umowy dwustronne, wielostronne. Były wśród nich zarówno te, które rozliczałam jako opiekun projektu jak również takie, którymi NCBR był koordynatorem czy partnerem. Koordynowałam również projekty finansowane z PARP, LAWR i RIF Mazowsze, Łódź – tym razem już od strony beneficjenta. Zetknięcie tych dwóch światów a także moje właściwe podejście do tzw. „klienta” owocuje w prawidłowo rozliczonych projektach.